フリーランスでWeb制作をしていると、コードを書く時間よりメールを書く時間のほうが長い日がある。提案メール、進捗報告、スコープ変更の相談、打ち合わせ後のフォローアップ。どれも「伝わる文章」が必要だが、毎回ゼロから考えると消耗する。僕はこの1年、ChatGPTをメール下書きの相棒として使い続けてきた。その中で見つけた、実際に使えるプロンプトとやり方を共有する。
新規営業メール：冷たい相手に刺さる提案文の作り方
面識のない相手への提案メールが一番難しい。ChatGPTに丸投げすると「貴社のますますのご発展をお喜び申し上げます」みたいな定型文が出てくる。これでは読まれない。コツは、相手の課題を先に調べてプロンプトに含めること。僕が実際に使っているプロンプトはこうだ。
「以下の条件で提案メールの下書きを作って。送り先：地方の工務店。課題：ホームページが10年前のデザインでスマホ対応していない。提案内容：WordPressでのリニューアル、月額保守つき。トーン：堅すぎず、誠実さが伝わる感じ。300文字以内。」
ポイントは「相手の課題」と「トーン指定」を必ず入れること。これだけで出力の質が一段上がる。ただし、ChatGPTが生成した文面はそのまま送らない。自分の実績や具体的な提案金額は手動で差し替える。AIが作るのはあくまで骨格だ。
実際、この方法で書いた提案メールの返信率は体感で上がった。以前は10通送って1通返信があればいいほうだったが、課題を具体的に書くようにしてからは反応が増えた。相手にとって「自社のことを調べてくれている」と伝わるからだと思う。
案件提案書：見積もり送付メールのプロンプト例
見積もりを送るメールは、金額だけでなく「なぜこの構成なのか」を伝える必要がある。僕はChatGPTにこう指示している。
「Web制作の見積もり送付メールを書いて。案件：コーポレートサイトリニューアル（10ページ）。見積もり金額：80万円。納期：2ヶ月。強調したいポイント：レスポンシブ対応、CMS導入でクライアント自身が更新可能。相手は中小企業の社長。丁寧だが簡潔に。」
このプロンプトで出てくる文章は、構成がしっかりしていて読みやすい。ただ一つ注意点がある。ChatGPTは「お客様のビジネス成長に貢献できると確信しております」のような大げさな表現を入れがちだ。こういう部分は削って、事実ベースの文章に直す。プロンプト活用のコツはChatGPT仕事効率化プロンプト集でも詳しくまとめている。
打ち合わせ後のフォローアップメール
打ち合わせ後のメールは、議事録の役割も兼ねる。ここでChatGPTが活きるのは「箇条書きのメモを丁寧な文章に変換する」作業だ。打ち合わせ中に走り書きしたメモをそのまま貼り付けて、こう指示する。
「以下のメモを元に、打ち合わせのフォローアップメールを作って。決定事項と次のアクションを明確に。カジュアルすぎないビジネストーン。」
その後にメモを貼るだけ。走り書きの断片から、相手に送れるレベルの文面が30秒で出てくる。これは本当に時短になる。打ち合わせが多い週は、この使い方だけで1日30分は浮く。
注意点として、箇条書きメモに略語や社内用語を使っている場合、ChatGPTがそれを勝手に展開して意味が変わることがある。専門用語はそのまま残すように指示するか、出力後に確認する必要がある。
スコープ変更・追加費用の連絡は要注意
「当初の仕様から変更があったので追加費用が発生します」。これは言いにくいメールの代表格だ。ChatGPTに書かせると、変更理由の説明は上手いが、金額提示のタイミングや交渉の余地の残し方が微妙なことがある。
僕の場合、ChatGPTには文章の構成だけ作らせて、金額や条件の部分は全部自分で書く。相手との関係性によって言い回しを変える必要があるが、ChatGPTはその「空気」を読めない。ここがAIの限界だと感じている。仕事でのChatGPT活用全般についてはChatGPTを仕事で使い倒す実践ガイドも参考になる。
ChatGPTがメール作成で苦手なこと
正直に書くと、ChatGPTには明確な弱点がある。まず、相手の性格やこれまでのやり取りの温度感を反映できない。長い付き合いのクライアントにはもっとくだけた文体で書きたいし、初回の大企業相手にはかなり硬めにしたい。この調整はプロンプトだけでは限界がある。
また、日本語のビジネスメール特有の「察する文化」も苦手だ。「ご検討いただけますと幸いです」と「ご確認のほどよろしくお願いいたします」では、込めているニュアンスが違う。こうした微妙な使い分けは、最終的に人間が判断するしかない。
もう一つ。ChatGPTは「前回のメールで相手がどんな反応だったか」を知らない。2通目以降のやり取りでは、相手の返信内容も含めてプロンプトに入れないと、文脈がずれた文面になる。特にクレーム対応や納期調整の連絡では、過去のやり取りの流れが重要だ。プロンプトに「前回のメールで先方は○○と言っていた」と補足するだけで、出力の質が変わる。
結局のところ、ChatGPTはメール作成の「時間」を短縮してくれるが、「判断」は代行してくれない。どの言い回しを選ぶか、どのタイミングで送るか、どこまで踏み込むか。こうした判断は、相手との関係性を理解している自分にしかできない仕事だ。
まとめ
- ChatGPTは提案メールの「骨格作り」に最適。ゼロから書く時間を大幅に削れる
- プロンプトには「相手の課題」「トーン」「文字数」を必ず含める
- 打ち合わせメモからフォローアップメールへの変換は特に時短効果が高い
- 金額交渉やスコープ変更の連絡は、構成だけAIに任せて本文は自分で書く
- 相手との関係性や温度感の調整はAIの苦手分野。最終チェックは必ず人間がやる